1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
D+TB BV, met maatschappelijke zetel te Transportcentrum LAR K21, 8930 Menen, België, ondernemingsnummer 0461.922.116, hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens en verwerkt deze overeenkomstig de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving, waaronder Verordening (EU) 2016/679, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG” of “GDPR”), en de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.
Voor de verwerkingen waarvoor D+TB zelf het doel en de wezenlijke middelen bepaalt, treedt D+TB op als verwerkingsverantwoordelijke.
U kunt D+TB contacteren voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens via:
D+TB BV
Transportcentrum LAR K21
8930 Menen
België
E-mail: [email protected]
2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring heeft betrekking op persoonsgegevens die D+TB als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt in het kader van onder meer:
D+TB kan voor bepaalde verwerkingen daarnaast optreden als verwerker, met name wanneer zij persoonsgegevens uitsluitend voor rekening en volgens de instructies van een klant verwerkt, bijvoorbeeld in het kader van bepaalde software- of andere diensten.
Wanneer D+TB als verwerker optreedt, bepaalt de betrokken klant in beginsel het doel van de verwerking en is die klant verwerkingsverantwoordelijke. De verwerking wordt dan beheerst door de toepasselijke overeenkomst en de daarin opgenomen bepalingen overeenkomstig artikel 28 AVG.
De hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke of verwerker wordt steeds bepaald door de feitelijke rol van de partijen bij de concrete verwerking.
3. Welke persoonsgegevens verwerkt D+TB?
Afhankelijk van de aard van de relatie, opdracht of dienstverlening kan D+TB onder meer volgende persoonsgegevens verwerken:
D+TB vraagt of bewaart een kopie van een identiteitsdocument uitsluitend wanneer dit voor het betrokken doel noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. De verwerking wordt beperkt tot de gegevens die voor dat doel noodzakelijk zijn.
D+TB heeft niet tot doel bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG systematisch te verzamelen. Indien dergelijke gegevens toch noodzakelijk in een dossier voorkomen, worden zij uitsluitend verwerkt wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.
4. Van wie verkrijgt D+TB persoonsgegevens?
D+TB verkrijgt persoonsgegevens zowel rechtstreeks als onrechtstreeks.
Persoonsgegevens kunnen onder meer worden verkregen:
Wanneer persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betrokkene worden verkregen, verstrekt D+TB de informatie bedoeld in artikel 14 AVG wanneer en voor zover de AVG dat vereist en geen wettelijke uitzondering van toepassing is.
5. Waarom verwerkt D+TB persoonsgegevens en op welke rechtsgrond?
D+TB verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.
5.1 Uitvoering van overeenkomsten en precontractuele maatregelen
Wanneer een natuurlijke persoon zelf partij is bij een overeenkomst, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor:
De rechtsgrond is dan de uitvoering van de overeenkomst of het nemen van maatregelen op verzoek van de betrokkene voorafgaand aan de overeenkomst.
5.2 Wettelijke en reglementaire verplichtingen
D+TB verwerkt persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de naleving van op haar rustende wettelijke of reglementaire verplichtingen, waaronder verplichtingen inzake:
In dergelijke gevallen is de rechtsgrond de naleving van een wettelijke verplichting.
5.3 Gerechtvaardigde belangen
D+TB kan persoonsgegevens verwerken op grond van haar gerechtvaardigde belangen of die van een derde, voor zover de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen.
Dit kan onder meer betrekking hebben op:
5.4 Toestemming
Wanneer de verwerking op toestemming berust, bijvoorbeeld voor bepaalde niet-noodzakelijke cookies of voor bepaalde elektronische marketingcommunicatie wanneer toestemming wettelijk vereist is, kan die toestemming steeds voor de toekomst worden ingetrokken.
De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
6. Is het verstrekken van persoonsgegevens verplicht?
In bepaalde gevallen is het verstrekken van persoonsgegevens noodzakelijk:
Wanneer noodzakelijke gegevens niet worden verstrekt, kan dit tot gevolg hebben dat D+TB een opdracht niet kan aanvaarden of uitvoeren of een bepaalde formaliteit niet kan vervullen.
7. Douane-, accijns- en aanverwante dienstverlening
In het kader van douane-, accijns-, fiscale en aanverwante dienstverlening kan D+TB persoonsgegevens verwerken en meedelen aan bevoegde overheidsinstanties wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een opdracht of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Het kan daarbij onder meer gaan om gegevens die noodzakelijk zijn voor:
Welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn, hangt af van de betrokken goederen, transactie, douaneregeling en toepasselijke regelgeving.
8. Aan wie verstrekt D+TB persoonsgegevens?
D+TB deelt persoonsgegevens uitsluitend mee wanneer dit voor het betrokken doel noodzakelijk en rechtmatig is.
Afhankelijk van de betrokken verwerking kunnen persoonsgegevens onder meer worden verstrekt aan:
D+TB maakt gebruik van Microsoft 365, Exchange Online, Outlook en Microsoft Teams voor onder meer e-mail, agenda- en communicatiefunctionaliteit, samenwerking, online vergaderingen en andere bedrijfsprocessen.
Daarbij kunnen persoonsgegevens door Microsoft worden verwerkt in het kader van haar dienstverlening aan D+TB en overeenkomstig de toepasselijke contractuele en gegevensbeschermingsvoorwaarden van Microsoft.
D+TB maakt daarnaast gebruik van IT-, hosting-, cloud-, beveiligings-, software- en websiteleveranciers die, afhankelijk van hun rol en de betrokken dienstverlening, persoonsgegevens kunnen verwerken in het kader van hun dienstverlening aan D+TB.
D+TB ziet erop toe dat dienstverleners die persoonsgegevens voor haar verwerken, worden ingeschakeld overeenkomstig de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving en, waar vereist, passende contractuele waarborgen worden voorzien.
9. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte
D+TB maakt gebruik van IT-, cloud-, communicatie- en andere dienstverleners waarvan de dienstverlening er in bepaalde omstandigheden toe kan leiden dat persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) worden verwerkt, doorgegeven of van buiten de EER toegankelijk zijn.
Microsoft 365
Microsoft voorziet voor Europese klanten van verschillende Microsoft 365-diensten in een EU Data Boundary, waarbij klantgegevens en bepaalde andere persoonsgegevens in belangrijke mate binnen de Europese Unie en de EVA worden opgeslagen en verwerkt.
Dit betekent evenwel niet dat iedere verwerking zonder uitzondering uitsluitend binnen de EER plaatsvindt. Microsoft documenteert nog situaties waarin gegevens de EU Data Boundary kunnen verlaten of van daarbuiten toegankelijk kunnen zijn, onder meer:
Wanneer persoonsgegevens naar een land buiten de EER worden doorgegeven, ziet D+TB erop toe dat daarvoor een geldige doorgiftegrondslag overeenkomstig hoofdstuk V AVG bestaat, zoals:
Microsoft regelt gegevensbescherming en internationale doorgiften onder meer in zijn actuele Microsoft Products and Services Data Protection Addendum.
Nadere informatie over de toepasselijke waarborgen en, voor zover van toepassing, een kopie daarvan kan bij D+TB worden opgevraagd via [email protected].
10. Hoe lang bewaart D+TB persoonsgegevens?
D+TB bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van onder meer:
Documenten en persoonsgegevens die deel uitmaken van een commercieel, boekhoudkundig, fiscaal, douane- of administratief dossier kunnen gedurende de daarop toepasselijke wettelijke bewaartermijnen worden bewaard.
Wanneer een controle, onderzoek, bezwaar, beroep, aansprakelijkheidsstelling of gerechtelijke of administratieve procedure loopt of redelijkerwijze kan worden verwacht, mogen de relevante gegevens langer worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten en rechtsvorderingen.
Dit geldt tevens voor zover bewaring noodzakelijk is voor de verdediging van D+TB, haar bestuurders, werknemers of hulppersonen tegen aanspraken of aansprakelijkheidsstellingen.
Gegevens worden nadien verwijderd of geanonimiseerd wanneer verdere identificatie niet langer noodzakelijk of gerechtvaardigd is.
11. Beveiliging van persoonsgegevens
D+TB neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen onder meer:
De maatregelen worden afgestemd op de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking en op de daarmee verbonden risico's.
D+TB verwacht ook van haar dienstverleners dat zij passende beveiligingsmaatregelen toepassen wanneer zij persoonsgegevens verwerken.
12. Website en cookies
Bij het gebruik van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, waaronder IP-adressen, sessiegegevens, loggegevens en gegevens die via cookies of vergelijkbare technologieën worden verkregen.
Strikt noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt voor de correcte en veilige werking van de website.
Niet-strikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën worden slechts gebruikt wanneer daarvoor vooraf de vereiste toestemming is verkregen.
Voor een gedetailleerd overzicht van:
wordt verwezen naar de afzonderlijke cookieverklaring van D+TB.
13. Geautomatiseerde besluitvorming
D+TB neemt geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, en die ten aanzien van een betrokkene rechtsgevolgen teweegbrengen of hem anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
Indien D+TB in de toekomst een dergelijke verwerking zou invoeren, zal de betrokkene overeenkomstig de AVG hierover worden geïnformeerd.
14. Welke rechten heeft u?
Afhankelijk van de betrokken verwerking en de toepasselijke wettelijke voorwaarden beschikt u onder meer over:
Deze rechten zijn niet absoluut.
Zo kan D+TB bijvoorbeeld verplicht of gerechtigd zijn bepaalde persoonsgegevens te blijven bewaren wanneer:
U kunt uw rechten uitoefenen via: [email protected]
D+TB kan bijkomende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijze noodzakelijk is om de identiteit van de verzoeker te verifiëren. Daarbij wordt niet meer informatie gevraagd dan daarvoor noodzakelijk is.
15. Direct marketing
Voor zover D+TB persoonsgegevens gebruikt voor directmarketingdoeleinden, gebeurt dit uitsluitend op basis van een geldige rechtsgrond en overeenkomstig de toepasselijke regels inzake elektronische communicatie.
U kunt zich te allen tijde en kosteloos verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden.
Wanneer de verwerking op toestemming berust, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken.
16. Klachten
Heeft u vragen of klachten over de wijze waarop D+TB uw persoonsgegevens verwerkt, dan kunt u in eerste instantie contact opnemen via: [email protected]
U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
Voor België:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
Het indienen van een klacht doet geen afbreuk aan andere administratieve of gerechtelijke rechtsmiddelen.
17. Wijzigingen van deze privacyverklaring
D+TB kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer:
De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd met vermelding van de datum van de laatste wijziging.
Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor een reeds bestaande verwerking, verstrekt D+TB bijkomende informatie wanneer en voor zover dit overeenkomstig de AVG vereist is.
De informatie op deze website is uitsluitend van algemene informatieve aard. Hoewel D+TB redelijke zorg besteedt aan de juistheid en actualiteit ervan, kan niet worden gegarandeerd dat alle informatie op ieder ogenblik volledig, juist of actueel is.
De informatie op deze website vormt geen individueel douane-, fiscaal, juridisch of ander professioneel advies en mag niet als zodanig worden beschouwd. Voor de beoordeling van een concrete situatie is een afzonderlijke opdracht en beoordeling vereist.
D+TB is, binnen de grenzen van het toepasselijke recht, niet aansprakelijk voor schade die uitsluitend voortvloeit uit het gebruik van of het vertrouwen op algemene informatie op deze website.
De website kan verwijzingen bevatten naar websites of diensten van derden. D+TB heeft geen controle over de inhoud of werking daarvan en is daarvoor niet verantwoordelijk.