Dernière mise à jour : 12 septembre 2026

1. Qui est responsable de vos données à caractère personnel ?

D+TB BV, dont le siège social est établi Transportcentrum LAR K21, 8930 Menin, Belgique, numéro d’entreprise 0461.922.116, attache une grande importance à la protection des données à caractère personnel et les traite conformément à la législation applicable en matière de protection des données, notamment le règlement (UE) 2016/679, le Règlement général sur la protection des données (« RGPD » ou « GDPR »), ainsi que la législation belge en matière de protection des données.

Pour les traitements dont D+TB détermine elle-même les finalités et les moyens essentiels, D+TB agit en qualité de responsable du traitement.

Vous pouvez contacter D+TB pour toute question concernant la présente déclaration de confidentialité ou le traitement de vos données à caractère personnel aux coordonnées suivantes :

D+TB BV
Transportcentrum LAR K21
8930 Menin
Belgique
E-mail : info@d-tb.be

2. Quand la présente déclaration de confidentialité s’applique-t-elle ?

La présente déclaration de confidentialité concerne les données à caractère personnel traitées par D+TB en qualité de responsable du traitement, notamment dans le cadre :

• de ses relations avec ses clients, prospects, fournisseurs et autres partenaires commerciaux ;
• de ses prestations en matière de douane, d’accises, de fiscalité, d’expédition, de logistique et de services connexes ;
• de ses services de conseil et de consultance ;
• de l’administration des clients, fournisseurs et dossiers ;
• de la facturation, des paiements et du recouvrement ;
• des communications par e-mail, téléphone, Microsoft Teams ou d’autres canaux de communication ;
• de l’utilisation de son site internet et de ses applications numériques ;
• de la sécurité et du bon fonctionnement de ses systèmes informatiques et de ses services ;
• des réclamations, contrôles, litiges et procédures administratives ou judiciaires.

Pour certains traitements, D+TB peut également agir en qualité de sous-traitant, notamment lorsqu’elle traite des données à caractère personnel exclusivement pour le compte d’un client et conformément aux instructions de celui-ci, par exemple dans le cadre de certains logiciels ou autres services.

Lorsque D+TB agit en qualité de sous-traitant, le client concerné détermine en principe la finalité du traitement et agit en qualité de responsable du traitement. Le traitement est alors régi par la convention applicable et les dispositions qui y sont intégrées conformément à l’article 28 du RGPD.

La qualité de responsable du traitement ou de sous-traitant est toujours déterminée en fonction du rôle effectif des parties dans le traitement concerné.

3. Quelles données à caractère personnel D+TB traite-t-elle ?

En fonction de la nature de la relation, de la mission ou du service, D+TB peut notamment traiter les données à caractère personnel suivantes :

• nom, prénom et autres données d’identification ;
• adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et autres coordonnées ;
• données professionnelles, telles que la fonction, l’employeur, le service et les coordonnées professionnelles ;
• données relatives aux entreprises auxquelles une personne est liée ;
• données relatives aux pouvoirs de représentation, mandats, procurations et fonctions ;
• données provenant de documents d’identité ou figurant sur ceux-ci, dans la mesure où leur traitement est nécessaire et légalement autorisé ;
• données financières, notamment coordonnées bancaires, données de paiement et de facturation ;
• données relatives aux transactions commerciales et financières ;
• données douanières, d’accises, fiscales, de transport et logistiques ;
• données figurant sur des factures, listes de colisage, documents de transport, déclarations en douane, certificats, autorisations et autres pièces de dossier ;
• données relatives à des véhicules, envois ou marchandises lorsqu’elles peuvent être rattachées à une personne physique ;
• communications et correspondance, notamment e-mails, courriers, contacts téléphoniques et communications via Microsoft Teams ;
• données relatives aux missions, dossiers, déclarations, contrôles, demandes, réclamations, recours et litiges ;
• données d’utilisateur, d’accès, de journalisation et données techniques relatives aux systèmes informatiques et applications numériques ;
• adresses IP et autres données techniques pouvant être traitées lors de l’utilisation de notre site internet ou de nos systèmes.

D+TB ne demande ou ne conserve une copie d’un document d’identité que lorsque cela est nécessaire pour la finalité concernée et légalement autorisé. Le traitement est limité aux données nécessaires à cette finalité.

D+TB n’a pas pour objectif de collecter systématiquement des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l’article 9 du RGPD. Si de telles données figurent néanmoins nécessairement dans un dossier, elles ne sont traitées que lorsqu’une base juridique valable existe à cet effet.

4. D’où D+TB obtient-elle les données à caractère personnel ?

D+TB obtient des données à caractère personnel tant directement qu’indirectement.

Les données à caractère personnel peuvent notamment être obtenues :

• auprès de la personne concernée elle-même ;
• auprès du client ou donneur d’ordre de D+TB ;
• auprès de l’employeur ou donneur d’ordre de la personne concernée ;
• auprès des administrateurs, travailleurs ou représentants de clients et fournisseurs ;
• auprès de fournisseurs, fabricants, vendeurs et acheteurs ;
• auprès de transporteurs, commissionnaires-expéditeurs, agents, opérateurs de terminaux, entreprises d’entreposage et autres parties intervenant dans une chaîne commerciale ou logistique ;
• auprès de conseillers professionnels ;
• auprès des autorités douanières, fiscales et autres autorités publiques ;
• via des plateformes électroniques douanières et publiques ;
• dans des registres publics, bases de données officielles et autres sources légalement accessibles ;
• via le site internet, les logiciels et les systèmes d’information de D+TB.

Lorsque les données à caractère personnel ne sont pas obtenues directement auprès de la personne concernée, D+TB fournit les informations visées à l’article 14 du RGPD lorsque et dans la mesure où le RGPD l’exige et qu’aucune exception légale n’est applicable.

5. Pourquoi D+TB traite-t-elle des données à caractère personnel et sur quelle base juridique ?

D+TB ne traite des données à caractère personnel que lorsqu’une base juridique valable existe.

5.1 Exécution de contrats et mesures précontractuelles

Lorsqu’une personne physique est elle-même partie à un contrat, des données à caractère personnel peuvent être traitées aux fins suivantes :

• répondre à des demandes ;
• établir et traiter des offres ;
• accepter et exécuter des missions ;
• communiquer au sujet des services ;
• fournir des services ou des logiciels ;
• facturer et traiter les paiements ;
• fournir des services et de l’assistance.

La base juridique est alors l’exécution du contrat ou la prise de mesures, à la demande de la personne concernée, avant la conclusion du contrat.

5.2 Obligations légales et réglementaires

D+TB traite des données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire au respect d’obligations légales ou réglementaires qui lui incombent, notamment en matière :

• de douane ;
• d’accises ;
• de TVA et de fiscalité ;
• de comptabilité ;
• de contrôles administratifs ;
• d’autorisations et d’agréments ;
• de sanctions, interdictions et restrictions ;
• de réglementation commerciale et relative aux produits ;
• de sécurité et de lutte contre la fraude ;
• d’obligations légales de documentation et de conservation.

Dans ces cas, la base juridique est le respect d’une obligation légale.

5.3 Intérêts légitimes

D+TB peut traiter des données à caractère personnel sur la base de ses intérêts légitimes ou de ceux d’un tiers, pour autant que les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée ne prévalent pas.

Il peut notamment s’agir :

• d’assurer une administration efficace des clients et de l’entreprise ;
• de communiquer avec les travailleurs et représentants de clients, fournisseurs et autres partenaires commerciaux ;
• de gérer et améliorer les services ;
• d’assurer la sécurité informatique, des réseaux et de l’information ;
• de gérer les accès et la journalisation ;
• de prévenir, détecter et examiner les erreurs, abus et fraudes ;
• de gérer les débiteurs et le recouvrement ;
• d’assurer les contrôles internes et le suivi de la qualité ;
• de documenter et démontrer la bonne exécution des missions ;
• de traiter et défendre des réclamations ;
• de constater, exercer ou défendre des droits en justice ;
• de défendre D+TB, ses administrateurs, travailleurs et auxiliaires contre des réclamations ou mises en cause de responsabilité.

5.4 Consentement

Lorsque le traitement repose sur le consentement, par exemple pour certains cookies non nécessaires ou certaines communications de marketing électronique lorsqu’un consentement est légalement requis, ce consentement peut toujours être retiré pour l’avenir.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

6. La fourniture de données à caractère personnel est-elle obligatoire ?

Dans certains cas, la fourniture de données à caractère personnel est nécessaire :

• pour conclure ou exécuter un contrat ;
• pour traiter une mission demandée ;
• parce que les données sont requises par la loi ou la réglementation ;
• pour accomplir une formalité douanière, fiscale ou autre formalité administrative ;
• pour vérifier l’identité ou le pouvoir de représentation d’une personne.

Lorsque les données nécessaires ne sont pas fournies, D+TB peut ne pas être en mesure d’accepter ou d’exécuter une mission ou d’accomplir une formalité déterminée.

7. Prestations douanières, d’accises et services connexes

Dans le cadre de prestations douanières, d’accises, fiscales et de services connexes, D+TB peut traiter des données à caractère personnel et les communiquer aux autorités publiques compétentes lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’une mission ou au respect d’obligations légales.

Il peut notamment s’agir de données nécessaires pour :

• les déclarations en douane ;
• les formalités d’accises ;
• les formalités d’importation, d’exportation et de transit ;
• les autorisations ;
• les contrôles ;
• les formalités d’origine ;
• les formalités sanitaires ou phytosanitaires ;
• les mesures commerciales ;
• les interdictions et restrictions ;
• les remboursements, réclamations ou recours administratifs.

Les données à caractère personnel nécessaires dépendent des marchandises, de la transaction, du régime douanier et de la réglementation applicable.

8. À qui D+TB communique-t-elle des données à caractère personnel ?

D+TB ne communique des données à caractère personnel que lorsque cela est nécessaire et licite pour la finalité concernée.

Selon le traitement concerné, les données à caractère personnel peuvent notamment être communiquées :

• aux autorités douanières belges, étrangères et européennes ;
• aux autorités fiscales et d’accises ;
• aux administrations sanitaires, phytosanitaires et autres administrations compétentes ;
• aux autorités d’inspection, de contrôle et d’exécution ;
• à d’autres autorités publiques lorsque cela est légalement requis ou nécessaire ;
• aux transporteurs, commissionnaires-expéditeurs, opérateurs de terminaux, entreprises d’entreposage, agents et autres parties nécessaires à l’exécution d’une mission ;
• aux banques et prestataires de services de paiement ;
• aux assureurs ;
• aux comptables, avocats, huissiers de justice, experts et autres conseillers professionnels ;
• aux fournisseurs de services informatiques, d’hébergement, de cloud, de communication, de sécurité et de logiciels ;
• aux sous-traitants et auxiliaires ;
• aux juridictions, instances arbitrales et autorités compétentes en cas de litige ou de procédure.

Microsoft

D+TB utilise Microsoft 365, Exchange Online, Outlook et Microsoft Teams notamment pour les e-mails, les fonctionnalités de calendrier et de communication, la collaboration, les réunions en ligne et d’autres processus d’entreprise.

Dans ce cadre, des données à caractère personnel peuvent être traitées par Microsoft dans le cadre de ses services fournis à D+TB et conformément aux conditions contractuelles et de protection des données applicables de Microsoft.

D+TB utilise également des fournisseurs de services informatiques, d’hébergement, de cloud, de sécurité, de logiciels et de services liés au site internet qui, en fonction de leur rôle et des services concernés, peuvent traiter des données à caractère personnel dans le cadre des services qu’ils fournissent à D+TB.

D+TB veille à ce que les prestataires qui traitent des données à caractère personnel pour son compte soient engagés conformément à la législation applicable en matière de protection des données et à ce que, lorsque cela est requis, des garanties contractuelles appropriées soient prévues.

9. Transferts en dehors de l’Espace économique européen

D+TB utilise des prestataires de services informatiques, de cloud, de communication et autres dont les services peuvent, dans certaines circonstances, entraîner le traitement ou le transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »), ou permettre l’accès à ces données depuis l’extérieur de l’EEE.

Microsoft 365

Microsoft prévoit pour les clients européens de différents services Microsoft 365 une EU Data Boundary, dans le cadre de laquelle les données clients et certaines autres données à caractère personnel sont, dans une large mesure, stockées et traitées au sein de l’Union européenne et de l’AELE.

Cela ne signifie toutefois pas que tout traitement s’effectue sans exception exclusivement au sein de l’EEE. Microsoft documente encore des situations dans lesquelles les données peuvent quitter l’EU Data Boundary ou être accessibles depuis l’extérieur de celle-ci, notamment :

• pour certains processus techniques et opérationnels mondiaux ;
• dans le cadre de communications Teams externes ou transfrontalières ;
• lors de communications initiées par l’utilisateur avec des personnes situées en dehors de l’EU Data Boundary ;
• pour certaines activités d’assistance, de sécurité ou de prestation de services ;
• pour certaines données d’annuaire, de réseau, de diagnostic ou pseudonymisées.

Lorsque des données à caractère personnel sont transférées vers un pays situé en dehors de l’EEE, D+TB veille à ce qu’un fondement valable pour le transfert existe conformément au chapitre V du RGPD, tel que :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ; ou
• des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

Microsoft organise la protection des données et les transferts internationaux notamment dans son Microsoft Products and Services Data Protection Addendum en vigueur.

De plus amples informations concernant les garanties applicables et, le cas échéant, une copie de celles-ci peuvent être demandées à D+TB via info@d-tb.be.

10. Combien de temps D+TB conserve-t-elle les données à caractère personnel ?

D+TB ne conserve pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

La durée concrète de conservation est déterminée notamment en fonction :

• de la durée de la relation client ou commerciale ;
• de la nature de la mission ou du dossier concerné ;
• des obligations légales et réglementaires de conservation ;
• des délais de conservation fiscaux et comptables ;
• des délais de contrôle et de recouvrement en matière douanière et administrative ;
• des délais de prescription et de forclusion applicables ;
• de la nécessité de pouvoir démontrer l’exécution d’une mission ou le respect d’obligations légales ;
• des finalités de sécurité et de prévention de la fraude.

Les documents et données à caractère personnel faisant partie d’un dossier commercial, comptable, fiscal, douanier ou administratif peuvent être conservés pendant les délais légaux de conservation qui leur sont applicables.

Lorsqu’un contrôle, une enquête, une réclamation, un recours, une mise en cause de responsabilité ou une procédure judiciaire ou administrative est en cours ou peut raisonnablement être anticipé, les données pertinentes peuvent être conservées plus longtemps, aussi longtemps que cela est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits et d’actions en justice.

Il en va de même dans la mesure où la conservation est nécessaire à la défense de D+TB, de ses administrateurs, travailleurs ou auxiliaires contre des réclamations ou mises en cause de responsabilité.

Les données sont ensuite supprimées ou anonymisées lorsque l’identification n’est plus nécessaire ou justifiée.

11. Sécurité des données à caractère personnel

D+TB prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre notamment :

• l’accès non autorisé ;
• le traitement illicite ;
• la perte accidentelle ;
• la destruction ;
• l’endommagement ;
• la modification non autorisée ;
• la divulgation non autorisée.

Les mesures sont adaptées à la nature, à l’étendue, au contexte et aux finalités du traitement ainsi qu’aux risques qui y sont liés.

D+TB attend également de ses prestataires qu’ils appliquent des mesures de sécurité appropriées lorsqu’ils traitent des données à caractère personnel.

12. Site internet et cookies

Lors de l’utilisation du site internet, des données techniques peuvent être traitées, notamment des adresses IP, données de session, données de journalisation et données obtenues au moyen de cookies ou de technologies similaires.

Des cookies strictement nécessaires peuvent être utilisés pour assurer le fonctionnement correct et sécurisé du site internet.

Les cookies et technologies similaires qui ne sont pas strictement nécessaires ne sont utilisés qu’après obtention préalable du consentement requis.

Pour un aperçu détaillé :

• des cookies et autres technologies utilisés ;
• de leurs fournisseurs ;
• de leurs finalités ;
• de leurs durées de conservation ;
• de la catégorie de cookies applicable ;
• et de la manière dont le consentement peut être donné, refusé ou retiré,

veuillez consulter la déclaration relative aux cookies distincte de D+TB.

13. Prise de décision automatisée

D+TB ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne concernée ou l’affectant de manière significative de façon similaire.

Si D+TB devait introduire à l’avenir un tel traitement, la personne concernée en serait informée conformément au RGPD.

14. Quels sont vos droits ?

En fonction du traitement concerné et des conditions légales applicables, vous disposez notamment :

• du droit à l’information concernant le traitement de vos données à caractère personnel ;
• du droit d’accès à vos données à caractère personnel ;
• du droit de rectification des données à caractère personnel inexactes ;
• du droit de compléter des données à caractère personnel incomplètes ;
• du droit à l’effacement, lorsque les conditions légales sont remplies ;
• du droit à la limitation du traitement ;
• du droit à la portabilité des données, dans la mesure où les conditions légales sont remplies ;
• du droit d’opposition à un traitement fondé sur un intérêt légitime ;
• du droit de vous opposer à tout moment au marketing direct ;
• du droit de retirer votre consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci ;
• des droits accordés par le RGPD en matière de prise de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, lorsqu’un tel traitement a lieu.

Ces droits ne sont pas absolus.

D+TB peut par exemple être tenue ou autorisée à continuer de conserver certaines données à caractère personnel lorsque :

• une obligation légale de conservation s’applique ;
• les données sont nécessaires à l’exécution d’une mission en cours ;
• un contrôle ou une procédure est en cours ;
• ou leur conservation est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Vous pouvez exercer vos droits via : info@d-tb.be.

D+TB peut demander des informations complémentaires lorsque cela est raisonnablement nécessaire afin de vérifier l’identité du demandeur. Il ne sera pas demandé davantage d’informations que nécessaire à cette fin.

15. Marketing direct

Dans la mesure où D+TB utilise des données à caractère personnel à des fins de marketing direct, ce traitement est effectué uniquement sur la base d’un fondement juridique valable et conformément aux règles applicables en matière de communications électroniques.

Vous pouvez vous opposer à tout moment et gratuitement au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment.

16. Réclamations

Si vous avez des questions ou des réclamations concernant la manière dont D+TB traite vos données à caractère personnel, vous pouvez dans un premier temps nous contacter via : info@d-tb.be.

Vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente.

Pour la Belgique :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique

contact@apd-gba.be

L’introduction d’une plainte ne porte pas atteinte aux autres voies de recours administratives ou judiciaires.

17. Modifications de la présente déclaration de confidentialité

D+TB peut modifier la présente déclaration de confidentialité lorsque :

• ses activités ou services changent ;
• la manière dont les données à caractère personnel sont traitées change ;
• de nouveaux systèmes informatiques ou prestataires sont utilisés ;
• ou la législation ou réglementation applicable change.

La version la plus récente est publiée sur le site internet avec indication de la date de la dernière modification.

Lorsqu’une modification a des conséquences importantes sur un traitement déjà existant, D+TB fournit des informations complémentaires lorsque et dans la mesure où cela est requis par le RGPD.

Responsabilité

Les informations figurant sur ce site internet sont fournies uniquement à titre d’information générale. Bien que D+TB apporte un soin raisonnable à leur exactitude et à leur actualité, il ne peut être garanti que toutes les informations soient à tout moment complètes, exactes ou à jour.

Les informations figurant sur ce site internet ne constituent pas un conseil individuel en matière douanière, fiscale, juridique ou autre conseil professionnel et ne doivent pas être considérées comme telles. L’évaluation d’une situation concrète nécessite une mission et une analyse distinctes.

Dans les limites autorisées par le droit applicable, D+TB n’est pas responsable des dommages résultant exclusivement de l’utilisation des informations générales figurant sur ce site internet ou de la confiance accordée à celles-ci.

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